Datenschutzerklärung

d) Mitarbeiterportal, mobile App und Desktop-Anwendung

Stand dieser Ergänzung: 23. Oktober 2026. Die folgenden Angaben gelten für die freigeschalteten Arbeitsplatzfunktionen im Webportal und in den BG-Wind-Anwendungen. Verantwortlich ist die oben genannte Gesellschaft. Datenschutzanfragen und Anträge auf Auskunft oder Löschung richten Sie an info@bgwind.de.

Konto, Anmeldung und Berechtigungen

Für die Anmeldung und Bereitstellung der erlaubten Funktionen verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Namen, Kontokennung, Arbeitgeber- und Gruppenzuordnung sowie Sitzungs- und Geräteinformationen. Die Anmeldung erfolgt über einen E-Mail-Code oder eine freigegebene Sitzung. Gespeicherte Zugangsdaten ermöglichen die erneute Nutzung ohne ständige Anmeldung; Abmeldung, Rechteentzug oder der Gerätewechsel innerhalb einer Sitzungskategorie können die Sitzung beenden. Optionale biometrische Prüfungen führt das Betriebssystem durch. Wir erhalten keine Fingerabdrücke oder biometrischen Gesichtsvorlagen.

Chat, Dateien und Sprachnachrichten

Über den Chat, einschließlich des eingesetzten Dienstes Nextcloud Talk, verarbeiten wir Nachrichten, Absender- und Empfängerkennungen, Gruppenmitgliedschaften, Zeitangaben sowie Zustell- und Leseinformationen. Versendete Bilder, Dokumente und Sprachaufnahmen werden den berechtigten Gesprächsteilnehmern bereitgestellt. Mikrofon und Kamera werden für die jeweils ausgewählte Funktion verwendet; es findet keine dauerhafte Hintergrundaufnahme statt. Der Chat ist in dieser Anwendung nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Berechtigte Serverdienste können Inhalte zur Zustellung, Übersetzung und zum Betrieb verarbeiten.

Lokale Übersetzung und Sprachwahl

Chattexte werden beim Aufrufen eines Gesprächs entsprechend der Kontosprache übersetzt. Aufgaben, Wissensinhalte und weitere unterstützte Inhalte können nach Erstellung oder Änderung im Hintergrund übersetzt werden. Diese Verarbeitung erfolgt über unseren eigenen Übersetzungsserver. Ergebnisse können zur Wiederverwendung zwischengespeichert werden; maßgeblich bleibt der Originaltext. Automatische Übersetzungen können Fehler enthalten. Die festen Sprachtexte der Anwendungen sind lokal hinterlegt. Durch die Auswahl einer Oberflächensprache werden keine angezeigten Beschäftigteninhalte an einen externen Übersetzungsdienst gesendet.

Aufgaben, Wissen, Notizen, Kalender und Werkzeuge

Abhängig von der Freigabe verarbeiten wir Projekt- und Aufgabentitel, Beschreibungen, Zuweisungen, Kommentare, Dateien, Fristen und Bearbeitungsstände, Wissensbeiträge und Lesebestätigungen sowie Kalenderdaten. Persönliche Notizen werden dem jeweiligen Konto zugeordnet und mit dem Server synchronisiert. Werkzeugdaten, Prüfberichte und Supportanfragen werden für die jeweilige betriebliche Funktion verarbeitet. Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte richten sich nach den bestehenden Konto-, Gruppen-, Projekt- und Gesprächsberechtigungen; eine interne Freigabe macht Inhalte nicht öffentlich.

Arbeitszeit, QR-Scanner und Cafeteria

Für Arbeitszeitansichten und Buchungen werden die zugehörige Beschäftigtenkennung, Zeitbuchungen, Arbeitszeit- und Urlaubssalden über den eingerichteten Personaldienst, insbesondere Factorial, verarbeitet. Übermittelte QR-Inhalte können eine Arbeitszeitaktion, Essensabholung oder Anmeldebestätigung auslösen. Hierfür werden Konto, Code, Zeitpunkt und Ergebnis der ausgewählten Aktion verarbeitet. Kamerabilder des Scanners werden auf dem Gerät ausgewertet. Für Cafeteriabestellungen verarbeiten wir die übermittelte Auswahl, Termine und Abholinformationen. Der Scanner setzt keine kontinuierliche Standortverfolgung voraus.

Benachrichtigungen, Geräte und technischer Betrieb

Push-Mitteilungen verwenden eine Geräte-Push-Kennung, die Zuordnung zur Sitzung sowie Plattform und Sprache. Die Zustellung erfolgt über Firebase Cloud Messaging und auf Apple-Geräten über Apple Push Notification service. Dabei erhalten Google und Apple die zur Zustellung benötigten Kennungen und Nutzdaten. Mitteilungen können einen Absendervornamen und einen Ereignishinweis enthalten; der aktuelle Chat-Push enthält keinen Nachrichtentext. Sichtbarkeit auf dem Sperrbildschirm richtet sich nach den Geräteeinstellungen. Update-Abfragen verarbeiten Versions- und technische Anfrageinformationen. Android-Bildfreistellung und QR-Erkennung verwenden Google ML Kit; dessen technische SDK-Diagnosedaten sind in der verlinkten App-Datenschutzerklärung beschrieben.

Server- und Sicherheitsprotokolle können IP-Adressen, Zeitpunkte, Kontokennungen, Anmeldeversuche und angeforderte Funktionen enthalten. Sie dienen Betrieb, Fehleranalyse und Schutz vor Missbrauch. Berechtigte Administratoren sehen zusätzlich tägliche Zähler für über unsere Chat-Schnittstelle versendete Textnachrichten und neu erstellte Übersetzungen nach Sprache. Diese aggregierte Statistik enthält keine Nachrichtentexte, Mitarbeiter- oder Gesprächskennungen; sonstige Betriebsprotokolle bleiben davon getrennt.

Empfänger und Rechtsgrundlagen

Empfänger sind die für die jeweilige Aufgabe berechtigten Personen und die hierfür eingesetzten Infrastruktur-, E-Mail-, Personal- und Benachrichtigungsdienste. Internationale Dienste können eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einschließen. Informationen zu den eingesetzten Anbietern, Verarbeitungsorten und den für den jeweiligen Dienst geltenden Übermittlungsgarantien können Sie bei uns anfordern.

Erforderliche Beschäftigtendatenverarbeitung stützt sich, soweit anwendbar, auf § 26 Abs. 1 BDSG. Für Vertragsabwicklung und entsprechende Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für gesetzliche Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c. Kontoschutz, Missbrauchsabwehr und notwendiger technischer Betrieb beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f; berechtigte Interessen sind sichere Konten und ein zuverlässiger Arbeitsplatzdienst. Soweit eine optionale Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a maßgeblich. Eine Betriebssystemberechtigung ersetzt nicht die erforderliche Rechtsgrundlage. Die beschriebenen Funktionen treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Beschäftigte.

Speicherung, Löschung und Auskunft

Die Speicherdauer richtet sich nach Zweck, laufendem Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Erforderlichkeit für Sicherheits- oder Rechtsverfahren. Notizen, Profilbilder und eigene Chatnachrichten können im Umfang der angebotenen Funktionen gelöscht oder geändert werden. Das Entfernen eines Gesprächs aus der eigenen Liste löscht keine Kopien anderer Teilnehmer. Abmeldung oder Deinstallation allein löschen keine Serverdaten; bereits heruntergeladene Dateien können bei Empfängern verbleiben. Anträge auf Datenlöschung prüfen wir anhand der Identität und bestehender Aufbewahrungspflichten. Gesetzlich benötigte Arbeitszeit- oder Abrechnungsunterlagen können von einer sofortigen Löschung ausgenommen sein.

Weitere Angaben zu Geräteberechtigungen, lokalem Speicher, Testbereich und Löschanfragen finden Sie in der Datenschutzerklärung der BG-Wind-App. Die nachfolgend genannten Betroffenenrechte gelten auch für die hier beschriebenen Arbeitsplatzfunktionen.